Digitalisierung Ihrer
Belege und Dokumente

Die Digitalisierung hilft Ihnen dabei, Kosten zu senken und Ihre Ressourcen „Technik“ und „Mitarbeiter“ effizient einzusetzen. Sie erhöhen spürbar Ihre Produktivität und Effizienz.

Mit Digitalisierung Geld sparen!

Sie erhöhen spürbar Ihre Produktivität und Effizienz. Die Digitalisierung automatisiert Routineaufgaben und verschafft Mitarbeitern mehr Zeit für Innovation und Wachstum. Die digitale Verarbeitung aller Briefe, Rechnungen und Akten hat viele Vorteile:

Sie verbessern die Qualität und Sicherheit der Daten, da sie zentral gespeichert, durchsuchbar und revisionssicher sind. Sie beschleunigen die Abwicklung von Geschäftsprozessen, wie zum Beispiel der Rechnungsprüfung und -freigabe. Digitalisierung bedeutet auch weniger Papier, und somit weniger bis keinen Archivbedarf und eine Entlastung der Umwelt.

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Digitaler Posteingang:
Briefe und Rechnungen digitalisieren

Mit der einheitlichen Digitalisierung Ihres Posteingangs und zentralen Speicherung sind alle Dokumente immer und überall im Unternehmen verfügbar. Sobald Ihre Post digitalisiert ist, kann sie unternehmensintern umgehend und zuverlässig zugestellt und bei Bedarf mit Kollegen geteilt werden. Ein digitaler Posteingang sorgt so für eine deutliche Verkürzung der Wege und Steigerung der Flexibilität.

Dies schlägt sich zum einen in niedrigeren Kosten für die Eingangspostverarbeitung nieder. Zum anderen vereinfacht ein digitaler Posteingang Ihre Workflows und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit den jeweiligen Unterlagen.

Post digitalisieren als erster Schritt hin zum smarten Büro

Nicht nur die Bearbeitung von Dokumenten durch Angestellte lässt sich mit einer Digitalisierung des Posteingangs optimieren. Digitale Brief-Post ist auch die Grundlage für eine schrittweise Automatisierung von Verwaltungsprozessen. Planen Sie mittelfristig beispielsweise die Einrichtung einer automatischen Archivierung von Dokumenten, bietet ein digitaler Posteingang hierfür den Grundstein.

Schnelle Dokumentenerfassung und effiziente Bearbeitung

Für eine digitale Archivierung der Eingangspost wird diese zunächst von Ihren Mitarbeitern eingescannt. Bei Bedarf lässt sich die Reihenfolge eingescannter Seiten einfach per Mausklick ändern. In PETRA werden die Postscans anschließend gemeinsam mit Ihren auf digitalem Wege erhaltenen Dokumenten zentral gespeichert.

Zusätzlicher Mehrwert für Banken: Zahlungsverkehrsbelege können Sie direkt in unser ipsYdion ZV übertragen.
Die digitalisierten Eingangsrechnungen, Belege und Briefe werden nun bei den zuständigen Mitarbeitern bereitgestellt und lassen sich direkt bearbeiten. Dokumente können hierbei mit beliebig vielen Kommentaren versehen werden.

Briefe digitalisieren garantiert sichere Verwahrung

Nach der Bearbeitung werden die Unterlagen sicher verwahrt. Entscheiden Sie hierfür, wo Sie die Dokumente jeweils ablegen möchten:

• Im digitalen Archiv
• Im lokalen Netzwerk als PDF
• In einem anderen System zur Weiterverarbeitung

Hinweis speziell für Banken:
Dank unseres Zusatz-Moduls KUBUS ist das Ablegen für Bankarchive, wie z.B. agree21, bank21 oder agree21-DMS problemlos möglich. KUBUS kann direkt an PETRA angebunden werden, da es auf derselben Technologie beruht.